Cas client Idex : un accompagnement agile

Une démarche d'écoute et de réalisation

Des traitements avancés pour augmenter et professionnaliser ses processus
Des Solutions informatiques de GED & SAE pour partager et sauvegarder ses datas

IDEX (CA : 0,9 md€) est spécialisé dans les services à l’énergie et à l’environnement et assure la gestion durable des bâtiments publics et privés dans un souci d'optimisation de leur efficacité énergétique.

 

  • Enjeux de la prestation de Puce & Plume : permettre à IDEX d'améliorer son système d'information Clients en assurant la la dématerialisation et l'indexation très précise et très homogène des données contractuelles, permettant à chaque collaborateur d’IDEX de mobiliser rapidement et exhaustivement les informations de nature technique, juridique ou comptable dont il a besoin.

  • Prestation de dématérialisation des pièces contractuelles clients et versement dans la contrathèque d’Idex.
    • Phase d’étude permettant d’identifier les contraintes clés du projet, de définir une nomenclature de classement homogène, de constituer un référentiel de modèles de chaque type de document.
    • Collecte sur site client de plus de 10.000 contrats en 4 rotations de 2 à 3 semaines pour limiter le délai d’indisponibilité ;
    • Préparation physique à la numérisation, océrisation et extraction des données, reconditionnement ;
    • Indexation par pièce contractuelle à partir du référentiel de classement défini avec Idex et enregistrement au format informatique attendu ;
    • Versement dans la GED-Contrathèque.
Chiffres clés
Dématerialisation & typage des Pièces contractuelles
  • 10.000 Contrats
  • Granularité fine de 30 pièces indexées et qualifiées par contrat
  • 800.000 pages numérisées et indexées
« Nous avons monté une GED-contrathèque, avec plus de 10.000 contrats, consultés quotidiennement par plus de 1000 personnes pour exécuter correctement les prestations, facturer ce que l’on doit et identifier ce qui est hors-contrat.
Puce & Plume nous a finalement aidé à définir nos process. C’est une société qui a beaucoup de valeur et qui au-delà de faire du business cherche à apporter un service adapté.
Nous avons bénéficié à la fois d’un accompagnement technique et fonctionnel assez sain avec beaucoup d'écoute permettant de bien comprendre notre problématique, en nous demandant de faire tout un tas de prérequis permettant d'ajuster notre demande et d'y répondre au meilleur coût possible »
Valérie Lellouche | Directrice Financière adj. Groupe Idex

© Puce&Plume 2018