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OFFRE RÉSERVÉE AUX ENTREPRISES MUNIES D'UN SIRET

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  • L’offre id BOX est actuellement réservée au Transport Aller/Retour Paris intramuros et communes limitrophes.
  • Pour tout enlèvement hors Paris et communes limitrophes : nous vous établirons un tarif sur mesure, contactez-nous production.idbox@publication-idconnexion.com
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INFORMATIONS GENERALES

LIVRAISON

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Nous vous invitons à prendre connaissance de nos CGV (ci-dessous).

CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Préambule : Les présentes Conditions Générales de Ventes (ci-après CGV), visent à préciser la nature des prestations, leur périmètre et leur limite, à définir les modalités de prises en charge techniques et commerciales. Toute commande implique de plein droit l’adhésion sans réserve du CLIENT aux présentes CGV du Prestataire d’IDBOX, à l’exclusion de tout autre document émanent du CLIENT, notamment de conditions générales d’achat dont celui-ci aimerait se prévaloir, et ce, même si le Prestataire en avait eu connaissance.

Nous serons heureux d’étudier toute demande de personnalisation des prestations. Le cas échéant, le CLIENT est invité à prendre contact avec nos services.

 1.Nature, définition et exclusion des prestations

L’offre ID BOX consiste à numériser le contenu documentaire d’une (ou plusieurs) boîte à archives (appelée ci-après « IDBOX ») et à mettre à disposition pour récupération par le CLIENT les fichiers électroniques correspondant via une base de données en ligne sur internet et cela pendant une durée de mise à disposition définie ci-après.

1.1 Typologie de documents acceptée dans une ID BOX

La boîte à archives, en bon état, est fournie par vos soins et vous est restituée avec son contenu après traitement. La dimension maximum du dos des boîtes à archives doit être comprise entre 8 et 10 cm (nous appelons largeur du dos la plus petite des dimensions de la boîte à archives).
Nous prenons en charge tout type de document opaque dont les dimensions sont comprises entre le format A7 (facturette de carte bleue) jusqu’au format A3 et dont le grammage du papier est compris entre 50g et 120g. Une même IDBOX peut contenir des documents de différents formats, natures ou grammages.

1.2 Traitement préparatoire des documents

Les documents sont préalablement préparés à la numérisation de masse par le Prestataire. Ils sont déconditionnés, mis à plat, dégrafés et déreliés le cas échéant, puis insérés dans les chargeurs des scanners de production.

Les documents seront nécessairement numérisés en mode dérelié et restitués non reliés.

  • Les documents sont fournis de préférence de façon non reliés ou déreliés par vos soins.
  • Vous pouvez aussi les fournir reliés mais vous acceptez dans ce cas que nous ôtions la reliure, étant entendu que nous ne remettrons aucune reliure en place.
  • Les reliures de type agrafes, trombones, pinces, élastiques, seront ôtées une par une en préservant le document autant que possible.
  • Les livres, plaquettes de présentation, « bouclettes », etc. présentant une reliure sur toute la longueur de leur dos : dos carré collé, broché, spirales plastiques, peignes métalliques, seront enlevés par découpe définitive du dos au massicot professionnel en veillant à ne pas couper le texte du document.

Traitement des documents hors périmètre de formats, grammage et reliure :

  • Tout document qui nous est confié est présumé supporter les traitements que nous avons décrits ci-dessus, notre responsabilité quant à l’état du document au moment de sa restitution étant dégagée dans le cas contraire.
  • Nous nous réservons aussi la possibilité d’écarter des documents hors format ou hors périmètre si nous ne parvenons pas à les traiter, sans que le montant forfaitaire de la prestation ne soit remis en question.
  • En cas de proportion trop importante de documents hors format, ou comportant des reliures spécifiques non prévues aux CGV, nous nous réservons la possibilité de rejeter toute la boîte. Nous vous rembourserons alors votre règlement après déduction des frais de transport et d’un forfait de prise en charge de 50% de la numérisation.

1.3 Principales caractéristiques de numérisation

La prestation consiste à réaliser une copie numérique des documents qui sont confiés à PUCE & PLUME, en assurant à la fois la meilleure reproduction possible compte tenu des règles de l’art et la meilleure conservation possible des documents, sous réserve des manipulations décrites ci-dessus. Les principales caractéristiques de numérisation sont les suivantes :

  • Numérisation : Couleurs 24 bits.
  • Résolution : 300 DPI Optique.
  • Paramètres de luminosité et de contraste : « standards »,
  • Traitements standards des images : Redressement, Détourage, Élimination des bords, Rotation automatique.

1.4 Reconnaissance optique de caractères (OCR) – distinction entre OCR brut non corrigé et OCR corrigée de qualité éditoriale

La prestation d’OCR ne fonctionne que sur les documents tapuscrits (non manuscrits) et sur des caractères de l’alphabet latin. La prestation d’OCR brute non corrigée n’engage pas de taux de qualité minimum. L’obligation du Prestataire porte sur les moyens techniques mis en œuvre, il dispose des logiciels les plus récents en la matière, il s’engage à ce titre à utiliser un moteur de reconnaissance optique de type FINE READER© V11 ou version ultérieure, édité par ABBYY ™ ou d’autre moteur de reconnaissance de caractères équivalent. A titre indicatif, les éditeurs de logiciels et de moteurs de reconnaissance de caractères estiment qu’un support papier récent et de bonne qualité (grammage, propreté, police récente) permet d’obtenir un taux d’OCR de l’ordre de 80%.

Toute prestation d’OCR corrigée, de transcription, d’OCR avec obligation de résultat ou d’OCR dite « de qualité éditoriale », est exclue de l’offre IDBOX

1.5 Transport

Le transport Aller/Retour de vos documents est exclusivement assuré par un de nos partenaires coursier depuis vos locaux jusqu’à nos ateliers (Paris 12e). Le coût du transport est intégré dans la prestation et figure sur la ligne transport du bon de commande.

Vos locaux doivent être accessibles au coursier de 9h00 à 17h00. Nous prenons contact avec vous 1 jour ouvré avant le passage du coursier pour vous préciser un créneau de passage (créneau de 3 à 4 heures) pour l’enlèvement et la restitution de vos documents.

La commande à enlever doit avoir été préparée avant l’arrivée du coursier et être disponible à l’accueil de votre bâtiment. Une commande contient :

  1. Le bon d’enlèvement que le coursier pointera avec le nombre d’ID BOX ;
  2. Le règlement de votre commande par chèque libellé à l’ordre de PUCE & PLUME ;
  3. Le nombre de boîtes à archives que vous avez commandées. Toute modification du nombre de boîtes doit avoir été enregistrée grâce à l’interface de commande internet d’IDBOX et selon les délais de modifications définis au moment de votre commande sur internet ;
  4. Les pages de garde imprimées par vos soins (1 page de garde par boîte) et les intercalaires au début de chaque dossier si vous avez sélectionné cette fonction.

Vous acceptez expressément que le coursier reparte à vide si les Box ne lui ont pas été remises immédiatement au moment de son passage (tolérance de quelques minutes maximum). Le cas échéant, la prestation sera due intégralement (transport aller/retour et numérisation). Vous aurez alors à organiser vous-même le transport des documents à vos frais ou à payer un supplément de course si nous nous en chargeons.

1.6 Lieu et délais de production

Les prestations sont assurées sur notre site de production à Paris 75012, au 16 rue de Rottembourg.

Les prestations sont programmées immédiatement lors de votre commande et le cycle complet de traitement depuis la commande jusqu’à la restitution des documents est compris dans une fourchette de 2 à 6 jours ouvrés en fonction des heures de passage du coursier.

  • L’enlèvement est programmé dans les 24 heures qui suivent votre commande ;
  • La numérisation est réalisée dans les 24 heures qui suivent la réception de vos box ;
  • La mise à disposition des fichiers via internet est réalisée dans la nuit qui suit la numérisation ;
  • Le retour des documents est programmé dans les 24 heures qui suivent la mise à disposition.

Aucune indemnité ne sera due en cas de retard de livraison pour quelque cause que ce soit. Au-delà de 15 jours ouvrés de retard par rapport à ce délai, la prestation ne sera pas facturée et l’avance versée sera remboursée.

1.7 Format de livrable

Les documents sont numérisés par liasse. Une liasse-IDBOX correspond à une suite de feuillets délimitée par une page de garde et par des Intercalaires-IDBOX si vous en avez insérés.
Nous générons autant de fichiers multipages qu’il y a de liasses-IDBOX dans vos boîtes à archives.
Les fichiers seront au format PDF multipages et multicouches. C’est-à-dire qu’ils incluent une couche de texte superposée à la couche image du document, permettant ainsi de faire une recherche « plein texte » dans le document.
Les fichiers auront un poids optimisé pour diffusion sur internet (compression des images dans une fourchette de 75 à 150 DPI). Le poids total du document sera variable en fonction du nombre de pages de vos liasses.

1.8 Livraison des fichiers numériques sur une base de données en ligne

Les données et les fichiers sont propriété du CLIENT. Le CLIENT peut télécharger les fichiers sur le support de son choix à partir de l’accès en ligne qui lui sera fourni par mail.
L’espace de livraison IDBOX est constitué d’une base de données munie de fonctions de recherche :

  • Un mode de recherche par nom de fichier (i.e. nom des intercalaires) dans un sommaire reprenant le nommage de tous vos fichiers (c’est-à-dire de toute vos liasses). C’est au travers de ce sommaire que les fichiers PDF sont téléchargeables un par un.
  • Un mode de recherche plein texte. La recherche plein texte s’effectue sur la base de l’expression exacte que vous aurez indiquée et dépend par ailleurs de la qualité de la reconnaissance optique de caractères brut (OCR brut = sans correction). Cette qualité n’étant pas garantie par PUCE & PLUME, la responsabilité de PUCE & PLUME ne pourra être recherchée en cas de recherche insatisfaisante.
  • Les résultats de la recherche plein texte sont affichés dans une liste de résultats avec :
    • L’expression recherchée en surbrillance dans son environnement textuel, c’est-à-dire au milieu des quelques mots avant et après l’expression ;
    • Le nom de la liasse contenant la page dans laquelle l’expression a été trouvée ;
    • une icône munie d’un lien vers une adresse URL et renvoyant vers la page PDF concernée. (Remarque : le défilement d’une page PDF à une autre page PDF n’est pas possible dans l’accès par le moteur de recherche, il est en revanche possible dans l’accès par sommaire - mode PDF multipages).

2. Durée de mise à disposition des fichiers

2.1 Durée de mise à disposition des fichiers pendant la Période de Livraison

La Période de Livraison correspond à un délai de 2 semaines qui commence à la mise en ligne des fichiers numériques de vos box.
Nous garantissons la présence des fichiers sur l’espace de consultation ou leur restauration pendant toute la durée de la Période de Livraison. Si dans ce délai, les fichiers étaient détruits ou corrompus, nous nous engageons à les remettre à disposition, sauf cas de force majeur.

2.2 Durée d’accessibilité des fichiers pendant la Période de Consultation

Au-delà de la Période de Livraison, l’espace de consultation reste accessible pendant une période de 2 mois appelée Période de Consultation.
L’espace de consultation a été conçu dans le cadre d’une offre de mise à disposition régulière. La Période de Consultation est donc automatiquement prolongée dès lors qu’une nouvelle commande d’IDBOX survient. Dans le cas d’une nouvelle commande d’IDBOX, les documents déjà présents sur votre espace IDBOX sont conservés jusqu’à expiration d’un délai de 2 mois après votre dernière commande dans la limite d’une durée de stockage de 2 ans.

Au-delà de ce délai de 2 ans, vous serez contacté pour vous proposer de souscrire à une offre d’hébergement de données aux conditions du marché ou de libérer de la place sur votre espace de stockage.
Nous détruisons les fichiers de nos serveurs sur demande écrite ou après le terme de nos relations.

2.3 Sécurité des systèmes de sauvegarde et limite d’engagement

Le niveau de sécurité des systèmes d’hébergement des données est simple, l’accès à votre espace de stockage étant limité par un identifiant et un mot de passe. L’espace de stockage n’est donc pas un coffre-fort électronique qui serait muni de dispositifs de sécurité complexes.

Les prestations couvertes par  PUCE & PLUME portent sur l’administration de l’hébergement des données et non pas sur l’hébergement en lui-même.  Autrement dit, PUCE & PLUME se réserve le droit de sous-traiter le stockage des données de ses CLIENTS chez un hébergeur tiers comme OVH, 1and1 ou autre.

La consultation des données en ligne est par définition liée au réseau de connexion du CLIENT à internet. 

En aucun cas, le CLIENT ne pourra rechercher la responsabilité de PUCE & PLUME en cas de défaillance de l’hébergeur ou de défaillance des connexions internet, ni exiger de PUCE & PLUME une restauration des données au-delà de la Période de Livraison, PUCE & PLUME ne disposant d’aucune copie après ce délai.

3. Assurances

Les activités du Prestataire sont couvertes par différentes polices d’assurance (Responsabilité Civile Exploitation, Responsabilité Civile Professionnelle, Multirisque pour les locaux professionnels, Assurances équipements, assurances véhicules, etc.). La société est à jour de ses cotisations pour la période en cours,  les RCE et RCP pour les dommages corporels, matériels et immatériels sont enregistrées auprès de la compagnie Allianz sous le numéro 65056919.
En revanche, l’indemnisation des dommages matériels causés aux documents qui nous sont confiés fait l’objet d’une limitation en cas de perte, de vol ou de toute dégradation. Le cas échéant, cette indemnité serait ainsi forfaitairement estimée à 50€.

 

4. Conditions financières

L’unité de facturation est la boîte à archives quel que soit le nombre de documents qu’elle contient et quelles que soient les finitions que vous aurez sélectionnées.

PUCE & PLUME se réserve le droit de modifier ses tarifs sans préavis. Toute commande engagée l’étant au tarif en vigueur au moment de sa validation par le CLIENT.

Les prestations sont payables immédiatement à la commande. En effet, le transport par coursier et la capacité de production nécessaire au traitement de votre commande sont alors immédiatement réservés sur la chaîne de production.

Toute boîte qui nous parviendra sans règlement complet du prix sera néanmoins traitée et stockée provisoirement pour permettre au CLIENT de régulariser sa situation. A défaut de règlement complet du prix dans un délai de 5 semaines après que PUCE & PLUME vous ait prévenu par Lettre avec AR, les boîtes et leur contenu seront considérées comme abandonnées et détruites. A titre de clause pénale, la propriété des fichiers électroniques que PUCE & PLUME aura générés lui sera transmise par dérogation à l’article suivant.

5. Propriété intellectuelle et droits numériques

Les documents, objets du présent contrat confiés par le CLIENT à PUCE & PLUME sont et demeurent, dans leur intégralité, la propriété exclusive du CLIENT, qui est seul habilité à les exploiter ou à autoriser toute autre personne à les exploiter.

Le CLIENT déclare disposer de tous les droits de propriété matérielle et intellectuelle qui y sont afférents pour utiliser et reproduire les documents. Il s’est acquitté et ou s’est engagé à acquitter tout droit requis en fonction de l’utilisation qu’il a prévu des documents et de leur copie numérique auprès de l’ensemble des ayants-droits (auteurs, éditeurs, ou leur représentant, SOFIA, CFC, etc.).

Le CLIENT déclare posséder les droits de consultation et conservation des données concernées et dégage PUCE & PLUME de toute responsabilité quant à ces contenus.

Le CLIENT dégage PUCE & PLUME de toute responsabilité quant à l’emploi des droits, en ceux compris les droits numériques, étant entendu que PUCE & PLUME :

  • renonce à tout droit de reproduction, de représentation et/ou d’exploitation des images numériques qu’il aura réalisées au titre du présent contrat, celles-ci étant la propriété exclusive du CLIENT ;
  • ne revendique aucun droit d’auteur ni aucun droit d'exploitation de quelque nature que ce soit sur les images numérisées ;
  • s’oblige à ne conserver par-devers lui aucune duplication ou tirage sur papier photographique ou photocopie des documents qui lui auront été confiés par le CLIENT ;
  • ne garde aucune copie des fichiers numériques réalisés au-delà d’un délai maximal de trois (3) mois après la fin de l’exécution de la présente prestation sauf à la demande et sous la seule responsabilité du CLIENT si PUCE & PLUME l’accepte.

6. Confidentialité

PUCE & PLUME précise que ses salariés sont signataires d’une clause de confidentialité à l’égard des CLIENTS et de leurs documents.

7. Valeur probante et conservation

PUCE & PLUME  recommande à ses CLIENTS de consulter les règles propres à leur profession en relation avec la loi du 13 mars 2000 « portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique » qui dispose des conditions et de la valeur des documents électroniques.

Les obligations légales d’archivages des documents nativement numériques ou qui ont été numérisés présentent des spécificités pour chaque secteur de l’économie que PUCE & PLUME ne prétend pas connaître. PUCE & PLUME s’engage à respecter le processus de production décrit dans ces présentes CGV sans s’engager sur le caractère probatoire de son processus de production, ce que le CLIENT accepte sans réserve. Il appartient donc au CLIENT d’étudier précisément les conditions dans lesquelles PUCE & PLUME numérise ses documents pour savoir si elles sont compatibles avec ses besoins. Ou bien de contacter PUCE & PLUME pour étudier la faisabilité d’une prestation sur-mesure.

Le CLIENT engage sa propre responsabilité lorsqu’il décide de détruire ou de faire détruire, y compris par PUCE & PLUME, un document qu’il aura fait numérisé. La responsabilité de PUCE & PLUME ne pourra donc être recherchée en matière d’établissement ou non de document à valeur probante.


Pour d’autres modes de numérisation (sans découpe ou sans démontage de la reliure, à ouverture partielle, avec correction d’OCR, avec retraitement d’images, avec valeur d’assurance significative, etc.) nous pouvons aussi vous apporter une solution professionnelle sur-mesure en dehors du cadre de l’offre d’IDBOX, n’hésitez pas à nous contacter.


Oui, j'ai lu et j'accepte ces conditions générales de vente * Vous devez accepter les CGV.
voir les CGV au format PDF